Mail Archivierung ist Bestandteil moderner Kommunikationsstrategien und im gewissen Umfang gesetzlich vorgeschrieben.
Es gibt mehrere Möglichkeiten.
Das Bewahren und „Archivieren“ von Gegenständen und Dokumenten ist keine neuzeitliche Erfindung der IT-Industrie. Zu allen Zeiten wurde Wissen, Kunst und wichtige Dokumente geordnet aufbewahrt.
Ein gut geführtes Archiv ist mehr als eine einfache Sammlung seiner Inhalte. Erst durch die Bewertung und Kategorisierung der Inhalte werden Archive sinnvoll nutzbar. Wenn Ordnungsprinzipien und die Struktur eines Archivs an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können, ohne den eigentlichen Inhalt des Archivs zu verändern, und den jeweiligen Erfordernissen Rechnung tragen, lassen sie sich produktiv nutzen und fügen sich nahtlos in die Prozesse des Unternehmens ein.
Auch die „Archivierung“ der geschäftlichen Kommunikation ist ein nicht zu unterschätzender Produktivitätsfaktor und sollte nicht auf das Anlegen von Archivpostfächern in pst-Dateien oder das Auslagern auf Langzeitdatenträger beschränkt bleiben.
Die Langzeitaufbewahrung der betrieblichen Kommunikation, entsprechend der gesetzlichen Forderungen , ist nur ein Ziel einer ausgereiften eMail-Archivlösungen. Sie schaffen einen Überblick über die Gesamtheit der Kommunikation des Unternehmens. Die Zugriffsmöglichkeiten beschränken sich nicht mehr auf „Postfächer“ und Vertretungsberechtigungen. Neben ausgereiften Such- und Retrival-Möglichkeiten, schaffen sie eine direkte Zuordnung zu Vorgängen, Prozessen und Projekten im Unternehmen.
